Como redigir uma ata de assembleia e o que não pode faltar no documento?

Como redigir uma ata de assembleia e o que não pode faltar no documento?

Assembleia de condomínio trata das decisões do condomínio e infelizmente muitos condomínios por não contar com um síndico profissional ou por ter apenas síndicos moradores que muitas vezes não sabem como proceder ou não fazem as atas de assembleia conforme fala a convenção e o regimento interno do condomínio.


Para auxiliar alguns síndicos moradores e condôminos vamos entender algumas informações importantes sobre a ata de assembleia e como redigir o documento.


A ata é um documento que deve conter o resumo do que aconteceu na assembleia dos moradores e, por isso, a ata deve seguir uma série de regras para garantir sua viabilidade legal, as regras para elaboração de uma boa ata de assembleia está na convenção de condomínio.


Ter uma convenção de condomínio atualizada é de suma importância para que a ata de assembleia seja válida, entenda a importância da atualização da convenção de condomínio clicando Aqui!



COMO ELABORAR A ATA DE ASSEMBLEIA DE CONDOMÍNIO?


A ata de assembleia é um documento muito importante e utilizado em processos judiciais. Portanto, para evitar problemas é importante elaborar o documento da forma correta.


A ata de assembleia tem que ser o reflexo do que realmente aconteceu na assembleia devendo seguir e debater o que constou na convocação da assembleia.


A convenção também tem que seguir um procedimento, inclusive de divulgação e a data de realização da assembleia.


O secretário da mesa é o responsável pela elaboração do documento, que pode ser o advogado do condomínio ou a administradora do condomínio sempre por alguém capacitado para elaborar o documento.


Atualmente como algumas assembleias estão sendo realizadas de forma virtual é possível realizar a gravação do ato que é ótimo para armazenar o que realmente aconteceu na assembleia.


A gravação de assembleia de condomínio não é ilegal, pelo contrário, como as assembleias são publicas e muitas atas são registradas no cartório de títulos e documentos ficam acessível a qualquer morador o ato de gravar a assembleia de condomínio é um direito.

Os tribunais superiores também entendem que a gravação de assembleias de condomínio ajuda a comprovar os dados da ata, vejamo a decisão da ministra Ellen Gracie como relatora, no julgamento unânime do RE 402.035-AgR, no STF, sobre a legalidade da gravar, decidiu:


“Gravação de conversa. A gravação feita por um dos interlocutores, sem conhecimento do outro, nada tem de ilicitude, principalmente quando destinada a documentá-la em caso de negativa. Precedente: Inq 657, Carlos Velloso. Conteúdo da gravação confirmada em juízo. Agravo Regimental em Recurso Extraordinário (Agrre) improvido.

Portanto, incluir a prática de gravação das assembleias de condomínio é um ato legal e deve ser incluído cada vez mais nas assembleias condominiais para tornar o ato mais claro. Sendo necessário avisar no início das assembleias a comunicação de que o ato está sendo gravado.


O QUE NÃO DEVE SER FEITO EM UMA ASSEMBLEIA DE CONDOMÍNIO?


Desvirtuar a realidade dos fatos, distorcer os fatos os fatos que aconteceram na assembleia podem ser caraterizados como crime de falsidade ideológica. Outra atitude que não deve acontecer em assembleia de condomínio é desviar o foco da convocação, o edital de convocação deve conter o que será debatido na assembleia e no dia da assembleia deverá ser debatido os tópicos que foram definidos no edital.


Muitas pessoas querem utilizar o momento da assembleia para tratar de assuntos que envolvem outras demandas, como obras, orçamento entre outros. Porém é importante seguir a ordem do dia e não utilizar o momento destinados a assuntos gerais para debater sobre mudanças que envolvem as áreas comuns.


Uma ata de assembleia que não corresponde a realidade ou que não foi decidido algo que não poderia e foi decidido erroneamente poderá ser impugnada, até mesmo judicialmente. É importante não deixar registrado em ata as discussões e debates dos moradores a ata deve ser um resumo do que aconteceu na tomada de decisões.


Quais são as partes que compõe uma ata de assembleia condominial?


Para elaboração de uma boa ata condominial é importante ter uma boa e atualizada convenção de condomínio, além disso, a ata deve conter a abertura da assembleia. A escolha de presidente e secretários da mesa, explicar o quórum necessário para as decisões que serão tomadas.


A transcrição da ordem do dia, informação sobre o início da primeira ou da segunda chamada, o resumo das decisões, as abstenções e seus motivos, a retirada dos condôminos durante a assembleia, encerramento dos trabalhos e possível aprovação da ata.


É importante ficar atento quanto as assinaturas e rasuras nas atas, devendo ser assinada pelo secretário e pelo presidente da mesa, cargos geralmente escolhidos no início da assembleia pelos presentes.


A Divulgação e Registro da ata de Assembleia


A divulgação da ata conforme a Lei nº4.591/64 menciona que deve ser realizada em até oito dias, entretanto a convenção de condomínio pode decidir um outro prazo.


O registro das atas em cartório não é obrigatório se não houver dispositivo na convenção obrigando que seja feito. As vezes a prática é um costume do condomínio para trazer fé pública ao documento.


O que fazer antes e durante e depois da assembleia de condomínio?


Como já disse anteriormente neste artigo para evitar problemas e impugnações das atas de condomínio é importante ter uma convenção atualizada e seguir essas dicas para elaborar o documento da melhor forma possível.


E uma boa elaboração de uma ata deve começar pelo ato de convocação, caso não seja respeitado esse requisito a assembleia de condomínio pode ter problemas podendo até mesmo ocorrer a impugnação por completo da ata.


É necessário que todos os condôminos sejam convocados para a assembleia, então para evitar qualquer tipo de problema ou ausência de convocação dos moradores é ideal que a convocação seja realizada por AR ou entrega mediante protocolo.

O documento de convocação deve ser claro quanto ao dia da assembleia, a hora e o local e deve ser entregue dentro do prazo estipulado da assembleia.


Caso algum morador não receba a convocação será possível a impugnação da assembleia.


O que fazer durante a assembleia de condomínio?


Muito cuidado com a exposição dos condôminos que não estão em dia com as suas obrigações condominiais, é importante que a administradora tenha uma relação das unidades que estão inadimplentes, mas tomar cuidado para não expor pessoas em situações de constrangimento durante a assembleia.


Analisar cuidadosamente os votos das pessoas que estão inadimplentes pois caso seja um voto de desempate, alguém pode se sentir penalizado e solicitar a impugnação, pois o inadimplente não tem direito a votar em assembleia.


Outro documento que é necessário ter muita atenção em assembleias é a utilização de procuração, certifique-se sempre se a convenção do condomínio dispõe sobre a forma de utilização do documento se é necessário ou não o reconhecimento de firma e quem é o proprietário do imóvel, se é casado e qual é o regimento de casamento dele e quem assinou a procuração.


O edital de convocação de assembleia traz os temas que serão decididos, a ordem dos temas pode ser alterada sem prejuízo para a votação sendo ideal uma votação para verificar se todos estão de acordo em não seguir a ordem.


Durante as votações é necessário seguir o que dispõe a convenção, por isso uma convenção de condomínio atualizada é de suma importância, se o estipulado na convenção de condomínio é que a convenção seja realizada por fração ideal ou por unidade é essencial cumprir o que dispõe o documento.


A assembleia de condomínio é soberana e para que se mantenha a sua soberania é necessário respeitar vários requisitos como o cumprimento da legislação brasileira, federal, estadual e municipal e a convenção e o regimento interno do condomínio.


Apenas seguindo o que dispõe a legislação que a assembleia poderá ter validade legal exigida para que suas decisões sejam realmente exigidas e seguidas por todos, inclusive pelo síndico. Assim diz o Código Civil, vejamos:


"Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembleia dos condôminos;
III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas"

Outra questão passível de impugnação no que diz respeito a ata de assembleia é quanto ao Quórum, principalmente se tratando de aprovação de benfeitorias e obras no condomínio, alteração na convenção e regulamento interno, entre outros.


O quórum qualificado no condomínio, o que é e como funciona?


Quando é necessário um quórum qualificado para votações em condomínio, normalmente a convenção do condomínio dispõe quando será necessário a aprovação de quórum qualificado.


Esse quórum comumente é necessário para aprovação de alteração da convenção de condomínio, realização de obras, vejamos o que o código civil dispõe sobre a quantidade de votos em caso de obras:


Art. 1.341. A realização de obras no condomínio depende:
I - se voluptuárias, de voto de dois terços dos condôminos;
II - se úteis, de voto da maioria dos condôminos.
§ 1 º As obras ou reparações necessárias podem ser realizadas, independentemente de autorização, pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer condômino.
§ 2 º Se as obras ou reparos necessários forem urgentes e importarem em despesas excessivas, determinada sua realização, o síndico ou o condômino que tomou a iniciativa delas dará ciência à assembleia, que deverá ser convocada imediatamente.
§ 3 º Não sendo urgentes, as obras ou reparos necessários, que importarem em despesas excessivas, somente poderão ser efetuadas após autorização da assembleia, especialmente convocada pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer dos condôminos.
§ 4 º O condômino que realizar obras ou reparos necessários será reembolsado das despesas que efetuar, não tendo direito à restituição das que fizer com obras ou reparos de outra natureza, embora de interesse comum.

O quórum qualificado exige a presença de, no mínimo, dois terços de todos os moradores para iniciar uma votação. Além disso, para aprovação da pauta em questão, são necessários os mesmos dois terços de todos os moradores, e não só dos presentes.


O código civil dispõe muitas informações no que diz respeito ao quórum ou até mesmo a realização de obras por parte do morador sem a autorização do síndico, mas é importante sempre analisar, em conjunto com a legislação, o que diz a convenção e o regimento interno do condomínio a respeito das obras e do quórum para aprovação de obras.


A maior parte das decisões de um condomínio exige, no mínimo, um quórum de maioria simples e a aprovação de mais da metade dos presentes.


Qual é o quórum para realização da assembleia de condomínio?


Nesse artigo já falamos sobre vários itens essenciais para a realização de uma assembleia e para que as decisões tomadas nessa assembleia tenham validade é necessário a convocação de todos os condôminos, é o que dispõe o Código Civil Brasileiro e já sabemos como fazer para atender esse requisito.


Os artigos 1.352 e 1.353, da mesma lei, também determina que, exceto quando é necessário o quórum especial, as decisões serão tomadas em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes, que representem pelo menos metade das frações ideais, e, em segunda convocação, por maioria dos votos presentes.


Agora, se as deliberações em assembleia forem de maior importância é necessário obedecer a alguns requisitos:


1. Unanimidade dos condôminos para a alteração da destinação do edifício, para a construção de outro pavimento ou, no solo comum, de outro edifício destinado a abrigar novas unidades autônomas;

2. Dois terços dos condôminos para a mudança da convenção condominial, realização de obras voluptuárias e de obras úteis representadas por acréscimos destinados a facilitar ou aumentar a utilização de áreas comuns;

3. Maioria absoluta dos condôminos para aprovação das demais obras úteis, a destituição do síndico e a extinção do condomínio;

4. Três quartos dos condôminos, exceto o infrator, para aplicação da multa suplementar por descumprimento reiterado de dever condominial, independentemente de sua natureza.

5. Dois terços dos condôminos, exceto o infrator, para aplicação da multa pelo descumprimento de dever não principal;


É importante que os condôminos comparecerem no horário estabelecido para a assembleia, assim como o cumprimento das decisões que foram tomadas.

Quem não vai na reunião de condomínio tem que acatar as decisões?


É muito difícil para quem administra o condomínio conseguir que todos os moradores compareçam, principalmente se for um condomínio grande, mas os moradores que não comparecem na reunião de condomínio têm que acatar as decisões?


Pois bem, já sabemos que as decisões tomadas em assembleias de condomínio também devem ser seguidas pelo síndico, quanto aos moradores faltantes também devem aceitar e cumprir as decisões que foram tomadas, pois quando não comparecem na assembleia significa que eles aceitaram o que a maioria decidiu.


Quais são os itens que devem conter uma ata de assembleia?


Uma boa ata de assembleia deverá conter:

Os dados do condomínio, como nome, endereço.

Qual é o tipo de assembleia ordinária ou extraordinária;

Data, hora e lugar;

Nomes do presidente e do secretário;

Lista de condôminos presentes e ausentes;

Lista de pautas e deliberações;

Informação se há quórum presente;

Assinatura dos presentes, especialmente do secretário e do presidente da mesa.


O procedimento de elaboração, convocação e confecção de atas de assembleia são complexos e devem sempre seguir a legislação e a convenção do condomínio.


Por isso, é de suma importância que o condomínio esteja assessora e acompanhado de profissionais atuantes e experientes na área, para evitar qualquer tipo de impugnação ou decisões errôneas na elaboração do documento.


Busque sempre ajuda de um profissional.


E-mail: contato@manuelaferreira.adv.com.br

Manuela Ferreira- Advogada Imobiliária e Condominial.

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